Karar defteri, Kat Mülkiyeti kanunu tarafından belirtildiği gibi yılda bir kereden az olmamak kaydıyla gerçekleştirilen apartman ya da site kurulu toplantılarında alınan tüm kararların yazıldığı defterdir. Apartman ya da site karar defteri olarak herhangi bir defter kullanılamamakta; sadece noter onaylı olan defterler kullanılabilmektedir. Her sayfası noter mührü ile tasdikli bir deftere alınan kararlar yazılır ve toplantıda bulunan ev sahipleri ya da vekâlet verdikleri kiracıları tarafından imzalanır. Herhangi bir karara ret oyu verenler, ret sebebini belirterek imza atarlar. Kısaca karar defteri; toplantıda gerçekleşen, karar verilen durumlar, yapılan tüm değişikler ve yeniliklerin kaydedildiği noter onaylı defterdir.
