Apartman/Site Yöneticileri; apartman ya da sitede oturan ev sahipleri ya da vekalet verdikleri kiracıları tarafından, önceden duyurularak yapılan bir toplantıda demokratik bir seçim sonucunda seçilen kişilerdir. Bu seçimden sonra, yeniApartman/Site Yöneticisinin seçildiği bilgisi karar defterine işlenir. Gerekli görülmesi halinde Denetçi ve Yönetici Yardımcısı da seçilmelidir. Apartman/Site Yöneticileri görev sürelerince apartman ya da siteden maaş alırlar.
Apartman/Site Yöneticileri; aidat toplama, bina temizliği, asansör arızaları ve bakımları, çalışan personel varsa bunların maaşı, sigortası, izinleri, boya, bakım, çevre düzenlemesi, tamirat ve resmi işler gibi birçok görevi seçim sonucunda üstlenirler. Apartman/Site Yöneticileri, Kat Mülkiyeti Kanunu(Site Yönetim Kanunu) ve Yönetmeliği’ni incelemeli ve bunlara hakim olmalıdır. Eğer çalıştırılacak personel varsa İş Güvenliği Kanunu’na da hakim olmalıdır. Apartman/Site Yöneticisi, İş mevzuatı’ndaki görev ve yetkilerini de bilmelive buna uygun bir Yönetim Planı oluşturmalıdır. Bu plan Kat Mülkiyeti Kanununa uygun olmalıdır.
Toplantı öncesinde gündem maddeleri oluşturulmalıdır. Ayrıca apartman ya da site sakinleri toplantı öncesinde toplantının tarihi, saati ve yeri konusunda bilgilendirilmelidir. Toplantıda yeterli sayı sağlanamazsa ikinci toplantı için tarih belirlenir. Bu yüzden yapılacak çağrı davetine toplantı gündem maddeleri, çoğunluk sağlanamaması halinde yapılacak 2. toplantının tarih, yer ve zamanı mutlaka belirtilmelidir.
Tüm bunlar haricinde Apartman/Site Yöneticisi, defter tutmalı ve belgeleri de saklamalıdır. Bu belgeler: faturalar, dekontlar, makbuzlar vs. olabilir. Ayrıca bütün bu görevlerini yapabilmek için de iyi bir zaman yönetimi oluşturmalı ve teknolojiyi de takip etmelidir. Apartman/Site Yöneticisi; en önemli görevlerinden birisi olan apartman ya da site sakinleri ile iletişim kurmada, kişileri rencide etmemeli ve onlara güvensizlik havası yaratmamalıdır. Şimdi de bu yazdıklarımızdan hareketle başarılı bir apartman/site yöneticisinin özelliklerini 10 maddede sıralayalım.
10 Adımda Başarılı Bir Apartman/Site Yöneticisi Nasıl Olunur?
Toplantıda başkan ve kâtip seçilir. Toplantı başkan tarafından yönetilir. Kâtip tarafından da tutanaklara geçirilir. Toplantıda belirlenen gündem maddeleri saygı çerçevesinde tartışılır ve mevcut sorunlara çözümler üretilmeye çalışılır.
- Apartman/Site Yöneticisi, yöneticiliğe rica ile gelen değil bu işi yapabilecek biri olduğu için seçilerek gelen biri olmalıdır.
- Apartman/Site Yöneticisi, yenilikçi ve değişimlere açık olup çıkan ya da çıkabilecek sorunlara çözüm getirebilmelidir.
- Gelişen teknolojiyi kullanarak “Toplu SMS” programları ile duyuruları apartman/site sakinlerine ulaştırabilmelidir. Bunun haricinde duyuru panosu oluşturmalı ve bu panoyu doğru yere konumlandırmalıdır. Böylece apartman/site sakinlerini bilgilendirmelidir.
- Apartman/site sakinleri ile olan iletişimini ve apartman/site sakinlerinin birbirleri ile olan iletişimlerini doğru bir şekilde sağlayabilmelidir. Böylece çıkan ya da çıkması muhtemel sorunları öngörebilir ve bu sorunları engelleyebilir. Bu sayede de küslükler ve tartışmaları minimuma indirebilir.
- Apartman/site toplantılarını belirli aralıklarla yapmalıdır. Toplantı için sağlıklı ve ciddi bir ortam oluşturmalıdır. Toplantılara uzun süre katılmama halinde uygulanacak yaptırımları iyi bir şekilde anlatmalı ve gerektiğinde bu yaptırımları uygulamalıdır.
- Aidat toplama, ödemeler gibi konularda sıkıntı yaşamamak için bu ödemelerin neden alındığı toplantılarda doğru bir şekilde anlatılmalı ve ödemelerin takibi düzenli bir şekilde yapılmalıdır.
- Hesaplar karma karışık bir defter yerine belli bir sistem dahilinde bilgisayar vs. gibi yardımcı araç ve gereçlere kaydedilmelidir. Ayrıca resmi evrak ve yazışmaları da dosyalamalıdır.
- Apartman/site sakinleri ile ya da bina ile ilgili diğer kişiler ile alacak ve verecek durumları iyi kontrol edilmelidir. Apartman /site sakinlerini bu tür alacak ve verecek durumlarından dolayı alacaklılar ile muhatap etmemeli ve huzurun kaçmasına engel olmalıdır.
- Harcamalar ya da alacak ve verecekler, yapılan harcamalar söz ile değil yazılı olarak ve bedel belirterek düzenlenmelidir.
- Apartman/Site Yöneticisi, bina/site sakinlerinden her bireyi düşündüğü gibi geleceğin sahipleri olan çocukları da düşünmeli ve çocuklar için oyun alanları oluşturmalıdır. Bütün bunları yaptıktan sonra da apartman/site sakinlerine memnuniyet araştırması yapmalı ve sonucunu değerlendirmelidir.